“Sono così tanto assicurato che anche un ladro che dovesse inciampare in casa mia si troverebbe assicurato”

 Wiet Van Broeckhoven (Politico e Personaggio Belga)

Sarebbe poco piacevole se, a causa di un monitoraggio non consono del nostro parco clienti, si scoprisse che mancano informazioni utili tanto per avanzare nuove proposte quanto per evitare brutte figure. Il tesoro degli agenti di assicurazione e dei propri collaboratori è costituito proprio dal portafoglio già presente, in quanto non soltanto può costituire la fonte di nuovi contratti ma anche la conoscenza di una serie di rapporti familiari e/o aziendali in genere che possono dare origine a nuovi rapporti contrattuali.

Ma quali sono i passaggi per procedere ad una corretta gestione dei dati?

Il primo aspetto è rappresentato sicuramente dalla disposizione imprenditoriale. Non importa se si tratta di un’agenzia mono o multimandataria, di agente o collaboratore o di dimensioni più o meno grandi. La metodologia da adottare nello sviluppo del proprio ufficio non è una questione di “figura” o “dimensioni”, bensì un concetto di crescita. Il lavoro sarà tanto più dettagliato quanto più la struttura o il singolo aumenteranno le proprie prospettive.

Un esempio pratico? Si fissa un appuntamento con un cliente che, magari, ha contattato l’agenzia o il subagente in quanto ha parlato con il collega. Ecco, abbiamo già due informazioni. Il nominativo e come ha individuato la nostra struttura.

Ma dove si andranno a segnare questi dati? In un primo momento sull’agenda cartacea ove si riporterà anche la data del primo contatto, la modalità e la data appuntamento.

Alt! Già si rileva un’anomalia procedurale. Ben venga l’agenda cartacea che, nell’immaginario collettivo, rappresenta comunque una sorta di “status symbol”. La digitalizzazione comporta un cambiamento a livello mentale ed organizzativo e inizia da queste piccole cose. Se si dispone di un sistema informatico che permetta l’acquisizione di dati contrattuali ma anche di quelli corollari, è consigliabile proseguire con l’inserimento delle informazioni sulla piattaforma.

“Per quale motivo si dovrebbe “perdere tempo” ad aggiornare i software?” dirà qualcuno. Le ragioni sono molteplici. Oltre la normale schedatura del cliente che sarà sempre disponibile indipendentemente dallo scadere delle agende cartacee, l’applicativo in uso potrebbe, per esempio, disporre del collegamento a Google Maps e/o a Google Calendar. Ecco che una visualizzazione e/o stampa degli appuntamenti per i giorni successivi potrebbero tornare utili per “incastrare” altri nominativi che si trovano sul percorso. In tal modo il “giro dei clienti” potrebbe risultare meno dispersivo e più fruttifero.

Il nostro nominativo non è ancora cliente, ma nel frattempo l’appuntamento ha avuto luogo. Può essere che il solo obiettivo fosse di concludere una semplice polizza RCA. Ma per una corretta preventivazione, di sicuro sono state richieste altre informazioni tipo i componenti del nucleo familiare, quanti dispongono della patente (e magari di che tipo), quanti veicoli, quante persone conducono lo stesso o gli stessi mezzi. Non possiamo non disporre di tali informazioni altrimenti rischieremmo magari di non applicare un D.L. Bersani, o fornire una guida esperta quando il veicolo può essere condotto anche dalla prole da poco patentata: il tutto con le logiche conseguenze a posteriori dell’emissione contrattuale.

Fino a questo punto sono stati analizzati solo due passaggi e qualche dato relativo ad una eventuale preventivazione di un settore obbligatorio. In realtà, si potrebbero aggiungere numerose altre nozioni a seconda dell’andamento dell’incontro stesso.

Più dettagliata è la rilevazione dati, più precise potranno essere anche le ricerche con scopi di fidelizzazione del cliente (più o meno potenziale) e la corretta individuazione dei soggetti per eventuali campagne di vendita.

Se in passato, pur disponendo di software in grado di rielaborare adeguatamente tutte le informazioni inserite, era necessario tornare fisicamente nei locali dell’agenzia (o della subagenzia) per inserire i dati appresi, l’evoluzione digitale oggi permette di aggiornare le schede clienti già durante l’appuntamento. La storica agenda potrebbe dunque essere sostituita dal tablet o comunque convivere con esso.

Infatti, mentre la prima potrà sempre tornarci utile in caso di copertura dati o di batteria scarica, il secondo potrà mostrare in tempo reale eventuali preventivazioni.

Entrare nella dimensione digitale è quindi possibile ma è necessario compiere il famoso “passo in avanti” che è soprattutto “mentale” , da cui tutti ne vedranno presto i benefici: dall’agente, al personale di agenzia e (perché no?) ai subagenti.

Benvenuti quindi nell’era digitale, la sfida è nelle vostre mani!

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