Il portafoglio clienti è la risorsa principale di un’agenzia di assicurazioni. In realtà, tale portafoglio può essere costituito da tante figure diverse che spaziano dal contraente vero e proprio al contatto potenziale.
La completezza di informazioni presenti sui dispositivi informatici in uso, vuoi che siano di direzione o di agenzia, deve raggiungere un sistema armonico dal quale l’agenzia stessa possa trarre il maggior beneficio possibile per incrementare , fidelizzare e servire la propria clientela.
Un primo step, tuttavia, è rappresentato dalla privacy di agenzia e di direzione. Tutti gli operatori consegnano un modulo di sottoscrizione/autorizzazione al cliente per il trattamento dei dati personali. Non sempre però si ha una chiara idea di cosa significa sottoscrivere l’informativa e, se la nostra stessa struttura sia in linea con quanto effettivamente richiesto dalle attuali disposizioni in materia.
I software più diffusi presso la rete distributiva sono, senza dubbio, quelli offerti dalle singole compagnie cui gli intermediari accedono tramite rete intranet e/o connessioni web protette. Se non esistono altre piattaforme, l’intermediario è apparentemente in regola.
Ma cosa succede se questi raccoglie e si avvale di informazioni non sottoscritte nella privacy di direzione ed in assenza della privacy di agenzia? L’intermediario non è in regola.
La privacy di direzione è una dichiarazione sottoscritta dal cliente che la compagnia può disporre o meno o indicare quale modalità di dati inerenti il soggetto. La privacy di agenzia è spesso più importante anche perché è proprio questa struttura che dispone, perlopiù, di dati sensibili che spesso non vengono inseriti su sistemi software di direzione ma che vengono normalmente utilizzati: basti pensare al numero di cellulare, indirizzo e-mail, secondi recapiti, contatti di parentela.
Spesso la familiarità che è in uso con la propria clientela crea situazioni potenzialmente pericolose. Utilizzare un numero di cellulare e/o un indirizzo e-mail anche solo per comunicare una scadenza al cliente può essere causa di pesanti ripercussioni tanto in termini monetari quanto penali e, soprattutto, di immagine professionale: è assolutamente necessario aver ricevuto l’effettiva autorizzazione da parte dell’interessato per poter utilizzare tali canali.
È importante dunque prestare la massima attenzione alla modalità di trattamento, conservazione, utilizzo ed autorizzazione dei dati personali dei clienti in gestione all’agenzia stessa: la fiducia è fondamentale ma anche il rispetto della normativa è una garanzia.
