Il segreto del successo risiede nella costanza con cui si persegue uno scopo.
Benjamin Disraeli (politico e scrittore britannico 1804-1881)
Mandati provvigionali ed effettivi importi generati dai diversi software di compagnia e/o di agenzia non sempre coincidono correttamente. Il calcolo provvigioni agenti sembra talvolta essere una sorta di terno al lotto.
Lo stesso sistema di calcolo si presenta talora piuttosto articolato: si pensi a calcoli provvigioni diversificati tra nuova acquisizione o sostituzione contrattuale oppure tra prodotti stesso ramo e rischio ma di edizioni diverse. Altre situazioni, più o meno occasionali, richiedono verifiche costanti come ad esempio a seguito di una fusione di portafoglio o la sottoscrizione di un nuovo accordo direzione-agenzia.
Ma come vengono identificate queste inesattezze di calcolo? Come ben sappiamo, il Foglio Cassa non contiene soltanto titoli relativi ai contratti ma anche i diversi movimenti in dare/avere tra agenzie e relative imprese committenti. Queste entrate/uscite, genericamente identificate con le sigle PNA (Partite Non Assicurative) o PNT (Partite Non Tecniche), sono numerose in termini di tipologia (spese gestione, fondi, rimesse e molto altro) ed identificano anche i rilievi provvigionali.
Fin qui, sembra tutto semplice ma non sempre “ciò che appare è”. La provvigione è la primaria (ed unica) fonte di entrata di un’agenzia di assicurazioni. Disporre quindi della correttezza degli importi è essenziale. Gli obiettivi di produzione, le statistiche incassi e i budget si costruiscono non solo sul numero dei contratti e relativi premi ma anche sulle commissioni percepite. Tali statistiche possono risultare quindi falsate da importi errati (in positivo o negativo). I rilievi non sempre vengono gestiti con criteri di aggancio informatico all’effettivo titolo incassato cui si riferiscono. Può risultare quindi che la somma del D/A tra agenzia e direzione, risulti corretta per effetto della partita stessa ma, poiché difficilmente esiste rapporto diretto tra partita e contratto, nelle diverse statistiche tale allineamento non viene preso in considerazione. In altri casi, meno numerosi, le imprese di assicurazioni hanno previsto delle sorti di “quietanzamento” con l’obiettivo di creare, gestire, annullare veri e propri titoli da collegare alle rispettive polizze e i cui dati contabili contenuti si limitano alle provvigioni.
In altre realtà alcune compagnie riassumono in due movimenti (uno in dare e l’altro in avere) la somma del calcolo provvigionale agente in eccesso o difetto mentre in altre ancora l’operazione è soltanto una il cui importo coincide con la differenza del totale. In questi ultimi due esempi, spesso gli agenti sorvolano sui controlli poiché già il lavoro di identificazione delle diverse polizze coinvolte (la lista viene fornita a parte) rappresenta un impegno sia dal punto di vista di tempo che di personale impiegati. L’elusione dei controlli lato agenzia è strettamente rapportato agli importi rilevati.
Il sistema di “quietanzamento rilievi” è quello che presenta i maggiori benefici:
- Le agenzie possono valutare singolarmente i casi
- Eventuali inesattezze possono essere gestite con modifiche
- Rilievi errati possono essere rifiutati
- Il titolo generato aggiorna anche la storia contrattuale
- Il ricalcolo aggiorna anche la struttura di vendita
L’informatica può quindi essere un valido aiuto in termini di calcolo provvigioni, verifica e riallineamento corretto dei dati. Ma siamo sicuri che la soluzione più idonea sia nell’interesse di tutti?
